Gestione dell'inventario

Impresa Online: Gestione del Magazzino e dell'Inventario

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La gestione dell’inventario rappresenta un elemento fondamentale in ogni attività commerciale, tradizionale oppure online. Chi ha esperienza nel settore commerciale sa sicuramente quanto possa essere complicata la gestione dell’inventario: stabilire la corrispondenza tra situazione contabile e inventario fisico di un negozio può rivelarsi un’attività complessa, soprattutto in presenza di una gestione caotica e approssimativa.

Una gestione dell’inventario efficiente è quindi fondamentale, sia per far quadrare i conti sia per massimizzare i profitti. Infatti, le scorte rappresentano un capitale immobilizzato che, attraverso le vendite, aspetta di tradursi in fatturato.
Solo monitorando accuratamente le giacenze si può :

Evitare l’esaurimento dei prodotti, con la perdita di potenziali vendite.
Attuare strategie commerciali volte ad ottimizzare i guadagni.

In questo articolo vedremo cos'è la gestione dell’inventario e come Amazon può supportarti in modo efficace in questa attività fondamentale.

Cos'è la gestione dell'inventario?

Per gestione dell'inventario si intende il tracciamento dei tuoi prodotti in magazzino, individuandone peso, dimensione, quantità e posizione. L'obiettivo di questa operazione è ridurre al minimo i costi legati alla gestione delle scorte, permettendoti di sapere quando è il momento di rifornire l’inventario con l’acquisto o la produzione di nuovi articoli.
Avere un controllo diretto dell’inventario significa monitorare le scorte disponibili tramite processi efficaci.

Importanza della gestione dell'inventario

La corretta gestione dell’inventario di magazzino garantisce un livello di scorte commisurato alla domanda dei clienti, mettendoti al riparo da potenziali perdite economiche. Se le scorte sono insufficienti puoi rischiare di non riuscire a far fronte alla domanda, perdendo delle vendite. In caso contrario, se le scorte risultano eccessive, puoi rischiare di sprecare denaro nell'acquisto di merci che poi restano invendute, andando a occupare spazi utili. Vi sono poi svariati altri aspetti per i quali la gestione dell’inventario magazzino risulta fondamentale:

Si evita il deterioramento della merce
Se vendi prodotti con una data di scadenza come, ad esempio, prodotti alimentari, di make-up o per la cura della persona in generale, puoi incorrere nel rischio che si deteriorino, qualora le scorte non sianosmaltite entro la data di scadenza. Per questo, gestire l'inventario in modo efficace consente di evitare sprechi inutili.
Si evitano giacenze di magazzino
Le giacenze che restano invendute, non necessariamente perché scadute, possono essere inadatte alla stagione, fuori moda o poco interessanti per il pubblico. Adottando una strategia intelligente, puoi evitare questo costoso errore di inventario.
Risparmiare sui costi di magazzino
I costi di magazzino sono spesso variabili e commisurati alla quantità di merce in giacenza. Se l’approvvigionamento è eccessivo o il prodotto si rivela difficile da vendere, i costi di stoccaggio salgono. Evitare queste situazioni ti farà risparmiare denaro.
Migliorare il flusso di cassa
Una corretta gestione dell’inventario razionalizza i costi e, allo stesso tempo, contribuisce ad aumentare il flusso di cassa. L'inventario è costituito da prodotti spesso già pagati, tuttavia fino a quando questi beni restano invenduti, non equivalgono a denaro contante. Questo si ripercuote direttamente sulle tue vendite e sulle tue spese, influenzando quanto sia possibile vendere e quanto comprare.

Ogni azienda con un magazzino proprietario dovrebbe porsi questo comeobiettivo primario: eliminare la possibilità di errore umano dai processi di gestione dell'inventario. Questo obiettivo si può raggiungere utilizzando un software computerizzato oppure affidandodsi a un’azienda come Amazon che, con il suo supporto di logistica, mira ad andare incontro alle esigenze dei venditori.

A prescindere comunque dal sistema che vorrai utilizzare, le tecniche che seguono potranno migliorare la tua gestione dell’inventario, aumentando il flusso di cassa:

Garanzia dei livelli standard di scorte
Semplifica la gestione dell'inventario di magazzino impostando livelli standard di scorte per ogni prodotto. Per "livello standard" intendiamo la quantità minima di prodotto che dovresti avere sempre disponibile. Quando le quantità di inventario magazzino scenderanno al di sotto dei livelli prestabiliti, saprai che è il momento di rifornirti.
Idealmente non dovresti mai ordinare più del necessario ma solo la quantità minima di prodotto che ti consenta di tornare sopra il “livello standard”. I livelli standard variano a seconda della velocità di vendita e delle tempistiche di rifornimento del prodotto. Per determinarli dovrai avviare una ricerca iniziale e prendere alcune decisioni, ma in compenso potrai automatizzare il processo di ordinazione. Il vantaggio sarà duplice: prenderai decisioni più rapide, e anche il tuo personale sarà in grado di stabilire quando rifornire i prodotti.
Ricorda che le condizioni variano nel tempo.
Valuta i livelli standard un paio di volte l'anno, per verificare che restino adeguati. Se intervengono cambiamenti, non esitare ad aumentare o diminuire i livelli standard di scorta.
Tecnica FIFO (First in, first out)
FIFO (acronimo inglese di “First In, First Out”) rappresenta, dal punto di vista della logistica, una modalità di stoccaggio della merce in cui il primo elemento introdotto è il primo a uscire. In altre parole, la logica FIFO presuppone che i primi beni acquistati (first in) siano anche i primi a essere rivenduti (first out), facendo sì che rimangano in magazzino solo i pezzi arrivati per ultimi.
Il metodo FIFO è, in genere, il più utilizzato nella gestione del magazzino in quanto consente un rapido ricambio della merce, evitando che diventi invendibile per via del troppo tempo trascorso. Questo metodo risulta quindi particolarmente indicato per i beni deperibili vincolati a una data di scadenza.
Per implementare il metodo FIFO occorre un magazzino ben organizzato. Generalmente, si aggiungono i nuovi prodotti in fondo e si posizionano davanti, in evidenza, le confezioni più vecchie.
Tecnica LIFO (Last in, first out)
LIFO (acronimo inglese di “Last In, First Ou”t) è il metodo opposto al precedente. La merce acquistata più di recente (last in) viene venduta per prima (first out).
Questo metodo è preferibile quando i prezzi sono in costante aumento; in questo caso le scorte acquistate per ultime hanno un costo maggiore, che si traduce in un minore profitto e un più basso capitale imponibile. Questo è il principale motivo, e condizione, in cui ha senso utilizzare il LIFO.
Il LIFO è comunque una delle tecniche di gestione meno utilizzate perché tenere in secondo piano le scorte degli articoli più vecchi può far sì che questi al momento della vendita siano obsoleti e invendibili. Inoltre è una tecnica che non può essere utilizzata per i prodotti con una data di scadenza. Il vantaggio principale di questa tecnica è che il valore dei prodotti più vecchi già stoccati permette all'azienda di tenere un capitale fermo in magazzino che può usare al momento ritenuto più opportuno, rendendo i prodotti quasi delle scorte speculative.
Tecnica JIT (Just-in-time)
JIT (acronico inglese di “Just in time”) è un metodo nato negli anni 50 negli stabilimenti automobilistici di Toyota. Ideato quindi per la produzione industriale, viene oggi impiegato anche nella gestione di un magazzino. Il concetto alla base consiste nel mandare in produzione solo il prodotto venduto. In questo modo nel magazzino si stabilisce la giacenza di prodotti di cui si ha la certezza che saranno venduti. È un metodo che ha in sé una certa componente di rischio, anche se una gestione dell’inventario efficace mitiga notevolmente questo fattore. Con il metodo JIT, tieni in magazzino il minimo di scorte necessario per soddisfare la domanda e hai la possibilità di rifornirti prima che i prodotti siano esauriti.
Questa tecnica richiede un’attenta pianificazione e previsioni accurate. Funziona bene per le aziende in rapida crescita, ad esempio per il lancio di un nuovo prodotto o di una nuova linea di prodotti.
Garanzia di buoni rapporti con i fornitori
La gestione dell’inventario non sempre è lineare. Dunque il singolo venditore deve riuscire a far fronte ai problemi che si possono verificare in modo inaspettato. Può capitare ad esempio di dover effettuare il reso al fornitore di un articolo che non vende per lasciar spazio a un nuovo prodotto, oppure, si può incorrere nella necessità di dover rifornire velocemente un articolo che ha venduto meglio rispetto alle aspettative. Per fare fronte a questi inconvenienti avere un buon rapporto con il fornitore può aiutare a risolvere queste situazioni.
Considera inoltre che le quantità minime d'ordine sono spesso negoziabili quindi è possibile negoziare con il fornitore questa quantità per non trovarsi con un inventario eccessivo.
In ottica di business, per consolidare buoni rapporti con il proprio fornitore occorre adottare una comunicazione chiara e proattiva. In presenza di un aumento delle vendite, o quando prevedi di effettuare molti ordini, avvisa preventivamente il fornitore, così che possa adeguare la produzione. Chiedi di essere avvertito quando un prodotto è in esaurimento, per sospendere le promozioni o cercare temporaneamente un altro fornitore.
Azioni di emergenza
Come accennato nel punto precedente, la gestione dell'inventario di magazzino può a volte andare incontro a svariate problematiche che rischiano di bloccare l'attività, se ti colgono impreparato. Le situazioni di emergenza possono essere illimitate. Le più comuni sono sintetizzate di seguito:

Le vendite aumentano inaspettatamente, e ti trovi ad accettare una quantità di ordini che superano le scorte disponibili.
Ti manca liquidità, e non puoi pagare un prodotto di cui hai bisogno.
Durante il picco stagionale delle vendite, non ti basta lo spazio disponibile in magazzino.
Per un errore di calcolo ti trovi con una quantità di prodotto inferiore al previsto.
Un prodotto resta invenduto e occupa tutto lo spazio per stoccare la merce.
Il produttore esaurisce un articolo ma hai ancora degli ordini da evadere.
Il produttore smette di fabbricare un articolo senza avvisarti.

Non devi chiederti “se” emergeranno problemi, ma “quando”, cercando di avere un piano di emergenza sempre aggiornato.

Controlli regolari
Gestire l’inventario regolamente è fondamentale. Generalmente ci si affida a software e report per conoscere le quantità di scorte disponibili in magazzino. Tuttavia, dovresti assicurarti che i dati corrispondano alla realtà. Esistono diversi metodi per farlo.

Inventario fisico
Per fare l’inventario fisico occorre conteggiare tutte le merci disponibili in magazzino. Molte aziende effettuano questa operazione a fine anno perché è legata alla contabilità e al versamento delle imposte sul fatturato. Malgrado questa incombenza venga eseguita normalmente solo una volta l’anno, può essere pesante e noiosa per i commercianti. Infatti, in presenza di una discrepanza non sempre è facile individuare il problema, dovendo esaminare a ritroso l’intero anno.
Controlli a campione
Conteggi l’intero inventario fisico a fine anno e spesso incorri in problemi, oppure ti trovi in difficoltà perchéhai molti prodotti? Può essere il caso di iniziare a fare dei controlli a campione nel corso dell’anno. Si tratta semplicemente di scegliere un prodotto, conteggiare la quantità realmente in magazzino e confrontarla con quella teorica. Non è un’operazione periodica ed è complementare all'inventario fisico. In particolare, potresti voler effettuare controlli a campione su prodotti problematici o che vendono molto.
Conteggio dei cicli
Per verificare l’inventario, invece di effettuare il conteggio fisico completo alcune aziende ricorrono al conteggio dei cicli. A rotazione ogni giorno, settimana o mese si controlla un prodotto diverso. Esistono diversi metodi per determinare quali articoli conteggiare e quando, ma in linea generale il controllo va eseguito più spesso sugli articoli di maggior valore.

Analisi ABC
Alcuni prodotti generano più entrate di altri. Puoi classificare le scorte in base alla percentuale di fatturato che producono, secondo tre classi definite ABC:

Articoli di classe A: corrispondono al 20% di maggior valore dell’inventario, identificano gli articoli ad alta rotazione e sono i più importanti a livello strategico. Generano molto fatturato e sono essenziali per il funzionamento dell’azienda. Dato che sono solitamente soggetti ad elevata movimentazione, si consiglia di allocarli in zone facilmente accessibili del magazzino o vicino alle aree di carico.
Articoli di classe B: hanno una rotazione e un valore inferiore rispetto a quelli di classe A, ma vanno comunque monitorati con attenzione, perché possono essere soggetti a una variazione di classe. La gestione dell’approvvigionamento per questo tipo di merci può essere basata sullo stock minimo. In magazzino, andrebbero allocati in zone a media accessibilità ì.
Articoli di classe C: quelli di meno valore, che sono anche i più numerosi (solitamente almeno il 50% del magazzino). La gestione dell’approvvigionamento per questo tipo di merci può essere basata sulla scorta di sicurezza. Si tratta delle merci meno strategiche, che possono essere distribuite nelle zone più alte e meno accessibili del magazzino.

Previsioni accurate
Una buona gestione dell’inventario si basa in gran parte su un’accurata previsione della domanda. È incredibilmente difficile non fare errori. Le variabili da prendere in considerazione sono innumerevoli. Anche se non saprai mai con certezza cosa ti aspetta, potrai provare ad avvicinarti.
Ecco alcuni elementi da considerare quando proietti le vendite nel futuro:

Tendenze di mercato.
Vendite dell'anno precedente durante la stessa settimana.
Tasso di crescita dell'anno in corso.
Stagionalità ed economia generale.
Promozioni in vista.
Campagne pubblicitarie pianificate.

Scorte di sicurezza
Le scorte di sicurezza costituiscono una riserva per le emergenze, ed è una buona idea inserirle nella tua strategia di gestione dell’inventario. Vi potrai attingere nei casi di necessità come il danneggiamento della merce, un’impennata della domanda, un’interruzione nella catena di distribuzione o qualche altra circostanza imprevista.
Le motivazioni che portano alla costituzione delle scorte di sicurezza sono:

prevenire ritardi sulla fornitura;
rispondere reattivamente ad aumenti della domanda;
prevenire inefficienze dovute a previsioni di vendita errate;
prevenire a mancate produzioni dovute a rotture dei macchinari.

Le scorte di sicurezza aiutano a risolvere eventuali e imminenti problemi. Lo svantaggio è che ci si troverà con un numero maggiore di scorte, e quindi di capitale immobilizzato e con una maggiore superficie di magazzino occupata.

Punto di riordino
Il punto di riordino ti segnala quando è il momento di rifornire le scorte. In sostanza per evitare di intaccare le scorte di sicurezza, al momento di riordinare, dovrete tenere in considerazione i tempi di approvvigionamento ed eventualmente anticipare l’ordine .
Il calcolo del punto di riordino è fondamentale per un'efficace gestione delle scorte. Si tratta di un’operazione complessa, specialmente se vendi molti prodotti. Il tutto, se decidi di automatizzare la gestione dell’inventario, risulta più semplice.
Qual è il sistema migliore per la gestione dell'inventario?
Molti negozi iniziano gestendo l’inventario manualmente con semplici tabelle, ma questo metodo diventa rapidamente scomodo, soprattutto se ti poni degli obiettivi di crescita. Un business più ampio ti espone inoltre maggiormente al rischio dell’errore umano, e costa perdite di tempo e denaro.

È preferibile utilizzare un software per gestire l’inventario perchéti permette di monitorare agevolmente le scorte garantendo ulteriori vantaggi, come gli alert di magazzino, gli ordini di acquisto automatizzati, i report di inventario e la possibilità di creare account e autorizzazioni per i vari utenti. Combinate insieme, le funzionalità del software ti offrono il controllo completo sull'inventario; ti forniscono le informazioni chiave sulla movimentazione delle merci dai fornitori ai clienti, con tutti i passaggi intermedi.

Come abbiamo visto fin qui, la gestione del magazzino è particolarmente complessa e richiede competenze specifiche e un notevole investimento, non solo in denaro, ma anche in termini di tempo che potrebbe essere utilizzato per concentrarsi sulle vendite e sul conseguente sviluppo della propria attività. Amazon con il suo programma FBA offre un ottimo supporto perché tutte le attività relative all’inventario vengono eseguite da Amazon stessa. Grazie ad Amazon FBA i tuoi prodotti verranno stoccati nei centri di evasione di Amazon che si occuperà della gestione del tuo magazzino, della selezione, dell’imballaggio, della spedizione dei tuoi prodotti, e in caso di necessità, dell’assistenza clienti.

Il vantaggio principale della logistica di Amazon è non dover avere un magazzino proprietario perché Amazon offre la possibilità di sfruttare i propri.

Inoltre, il venditore non dovrà più occuparsi direttamente dell’inventario con tutti i problemi che questo comporta. Di conseguenza avrà più tempo per dedicarsi alle attività di core business come marketing e vendita. Ovviamente sono da considerare i costi del servizio, costituiti dalla tariffa di gestione, che è una tariffa fissa in base a dimensioni e peso del prodotto, e una tariffa di stoccaggio, in base al metro cubo di spazio effettivamente utilizzato all’interno del magazzino. Queste tariffe più le commissioni sul venduto incidono in maniera importante sul margine di guadagno. Di conseguenza se il volume d’affari è minimo spesso il sistema risulta sconveniente. Inoltre, se da un lato il fatto di lasciare gestire a una terza parte la spedizione e il servizio clienti è positivo, pensare che si perda il contatto diretto con il cliente e tutte le relative tecniche di fidelizzazione può rappresentare un elemento a sfavore .
Relativamente alla gestione dell’inventario da parte di Amazon un aspetto positivo è che questo viene sempre gestito in modo preciso e professionale.

Inoltre, Amazon genera una serie di report che offrono una panoramica precisa del tuo inventario in termini di vendite, stato della spedizione, commissioni e unità in giacenza o in eccesso per aiutarti a identificare e adottare le misure necessarie a contrastare ogni avvenimento avverso.
I report che è possibile generare con Amazon sono i seguenti:

Gestione dell’inventario Amazon
Come partner di vendita di Amazon dovrai acquisire familiarità con le caratteristiche dell’inventario che l’azienda fornisce. Anche se l’inventario su Amazon si gestisce attraverso un sistema esterno, questo si basa sui dati contenuti all’interno del proprio account su Seller Central. Quindi, è necessario prendere confidenza con i dati di inventario che Amazon fornisce e con le possibilità di controllo che si hanno in Seller Central.
Il primo passo è la pagina “Gestisci il tuo inventario”. Attraverso questa pagina è possibile tenere sotto controllo, in maniera rapida, molte tipologie di dati relative ai prodotti inseriti su Amazon e realizzare ogni sorta di aggiustamento manuale di base all’inventario come:

Visualizzare i prodotti attivi, inattivi e soppressi.
Aggiungere un prodotto all’inventario.
Cambiare la quantità di prodotto disponibile.
Cambiare il prezzo.
Verificare le commissioni al partner di vendita per ogni prodotto.
Vedere i livelli di stock gestiti da Amazon o dal partner di vendita.
Tracciare le spedizioni gestite da Amazon ad ogni passo.

Chiaramente, se si gestisce un inventario consistente è possibile cambiare e aggiornare i dati attraverso il caricamento di un file che contenga tutti i prodotti o le connessioni con software di terze parti. Per approfondire le analisi sull’inventario è possibile affidarsi anche all’Amazon Tutor, una sezione del Seller Central che offre utili strumenti di gestione dell’inventario su Amazon..
Con Amazon Tutor si possono controllare i trend di vendita dei prodotti e vedere le stime suggerite da Amazon per il numero di giorni che l’attuale livello di stock può coprire. Questo aiuta a prevedere accuratamente gli acquisti relativi all’inventario, basandosi su attuali dati di vendita.
Amazon Tutor invia anche delle notifiche quando i livelli di stock sono bassi, per e-mail o sull’App di Amazon Seller per smartphone. Questo fa sapere quando è il momento di effettuare il riordino nel tempo fissato per ogni prodotto e aiuta a minimizzare il rischio di esaurire lo stock, per evitare vendite perse e più bassi posizionamenti di ricerca.

Conclusioni

La gestione dell’inventario dipende da molti fattori, è difficile trovare una ricetta che vada bene per qualsiasi tipologia di venditore.
Come si evadono gli ordini e come si gestisce il flusso di cassa sono tutti elementi che giocano un ruolo fondamentale nelle decisioni di gestione dell’inventario.
I venditori che hanno a che fare con pochi prodotti hanno esigenze di inventario profondamente diverse da quelle dei venditori multicanale che stoccano e riordinano grandi volumi di prodotto. Qualsiasi sia il modello di vendita, però, è cruciale comprendere quali problemi possono presentarsi e come affrontarli.
Amazon, con tutti gli strumenti gratuiti di gestione dell’inventario presenti sul suo sito web, permette di effettuare riordini dello stock basandosi sui dati chiave garantendovi una gestione dell’inventario professionale e di facile utilizzo.

FAQ

Cos’è la gestione dell’inventario?

La gestione dell’inventario è il tracciamento dei prodotti in magazzino, che ne individua peso, dimensione, quantità e posizione. L'obiettivo di questa operazione è ridurre al minimo i costi legati alla gestione delle scorte, permettendovi di sapere quando è il momento di rifornire l’inventario con l’acquisto o la produzione di nuovi articoli.

Perché la gestione dell’inventario è importante?

I motivi principali sono:

Evita il deterioramento della merce.
Evita giacenze di magazzino.
Permette di risparmiare sui costi di magazzino.
Migliora il flusso di cassa.

Quali sono le tecniche che permettono di migliorare la gestione dell’inventario?

Le principali tecniche che consentono di migliorare la gestione dell’inventario sono le seguenti:

Garantire dei livelli standard di scorte.
Tecnica FIFO (First in, first out).
Tecnica LIFO (Last in, first out).
Tecnica JIT (Just-in-time).
Garanzia di buoni rapporti con i fornitori.
Azioni di emergenza.
Controlli regolari.
Analisi ABC.
Previsioni accurate.
Scorte di sicurezza.
Punto di riordino.

Esiste un sistema di inventario migliore di un altro?

Non esiste un sistema di inventario migliore di un altro; tutto dipende dalla tua attività, dal prodotto che vendi e dalle quantità. In linea generale un sistema di inventario per essere valido deve permetterti di risparmiare tempo e denaro evitando possibili errori.

Amazon gestisce l’inventario?

Sì, attraverso la logistica di Amazon, comunemente chiamata Amazon FBA, attraverso cui si occcupa anche del magazzino, della selezione, imballaggio, spedizione ed assistenza clienti per i tuoi prodotti. Il vantaggio principale della logistica di Amazon è non dover avere un magazzino perché Amazon offre la possibilità di sfruttare i propri.

Quali sono i report che posso generare sul sito di Amazon se affido a loro la gestione del mio inventario?

Amazon permette di generare gratuitamente molteplici report che ti consentono di avere sempre aggiornata la situazione del tuo inventario aiutandoti ad affrontare al meglio ogni situazione avversa. I report che è possibile generare con Amazon sono i seguenti:

Vorrei approfondire le analisi di inventario offerte da Amazon. Esiste un supporto per questo?

Per approfondire le analisi sull’inventario è possibile affidarsi anche ad Amazon Tutor, una sezione del Seller che offre utili strumenti di gestione dell’inventario su Amazon.
Con Amazon Tutor si possono controllare i trend di vendita dei prodotti e vedere le stime di Amazon per il numero di giorni che l’attuale livello di stock può coprire. Questo aiuta a prevedere accuratamente gli acquisti relativi all’inventario, basandosi su attuali dati di vendita.
Amazon Tutor invia anche delle notifiche quando i livelli di stock sono bassi, per e-mail o sull’App di Amazon Seller per smartphone. Questo permette di sapere quando, per ciascun prodotto, è il momento di effettuare un nuovo ordine, aiutando a minimizzare il rischio di esaurire lo stock, per evitare vendite perse e più bassi posizionamenti di ricerca.